Project Management

Managementul proiectelor consta in aplicarea cunostintelor, capabilitatilor, instrumentelor si tehnicilor specifice pentru activitatile unui proiect, care au obiective, scopuri si cerinte definite, referitoare la timp, costuri, calitate si parametri de performanta, activitati considerate ca importante si adecvate pentru finantare. Timpul, costul, calitatea si performantele sunt constrangeri pentru proiect.

Fazele managementului proiectelor

Descrierea managementului proiectelor este posibila prin analiza ciclului de viata al proiectelor, care se refera la ansamblul logic de faze ale proiectului, ale caror denumiri si numar sunt determinate de necesitatile realizarii scopurilor sau obiectivelor proiectului. Indiferent de scop sau complexitate, fiecare proiect trece printr-o serie de faze. Managementul de proiect trebuie sa includa o analiza a riscului si o definitie a criteriilor pentru terminarea cu succes a fiecarui rezultat livrabil (deliverable -in l.engl); exemple de livrabile pot fi: un studiu de fezabilitate, un proiect de detaliu sau un prototip functional. Ciclul de viata al proiectului este o colectie de faze, in general secventiale, care ofera structura si abordarea proiectului, incepand de la conceperea proiectului pana la terminarea acestuia.

In abordarea traditionala, pe faze, succesiunea fazelor de realizare a managementului proiectelor este urmatoarea:

• initierea proiectului
• planificarea sau dezvoltarea proiectului
• executia proiectului sau faza de productie
• monitorizarea si controlul
• finalizarea (inchiderea) proiectului (completion -in l.engl., tradus si "inchidere")

Initierea proiectului

In faza de initiere se autorizeaza proiectul, este numit managerul (sau directorul) de proiect si se nominalizeaza competentele si atributiile lui, sunt formulate obiectivele si scopurile proiectului. Totodata, se angajeaza resursele (materiale si umane) si se creeaza baza de date a proiectului. In faza de initiere se elaboreaza un plan de management al proiectului, care ar trebui sa includa sau sa se refere la planul de managementul calitatii in proiecte. In stiinta managementului proiectelor, faza de initiere mai este denumita si definirea proiectului. In timpul acestei faze, solutia preferata este evaluata si optimizata. Odata cu definirea proiectului, pot fi definite rezultatele cerute de diferitele parti interesate. Rezultatele unui proiect ( project outcome -l.engl.) sunt active tangibile sau intangibile create de proiect si pot fi reprezentate de desene, scheme, descrieri, modele, prototipuri, sisteme si produse de diferite tipuri. Ele pot fi reprezentate si de procese operationale, schimbari organizationale, schimbari de resurse umane necesare pentru o functionare de succes a organizatiei (cf. SR 13465:2007).
Obiectivele proiectului reprezinta starea finala sau finalitatea pe care managementul proiectului urmareste sa o atinga, ele definesc rezultatul final dorit al proiectului; atingerea ansamblului de obiective permite executarea completa a proiectului.

Formularea obiectivelor trebuie sa detalieze urmatoarele informatii:

• performantele tehnice ale produsului sau serviciului creat/livrat prin proiect
• data pentru terminarea proiectului si datele planificate pentru inceputul si sfirsitul fiecarei activitati
• costurile proiectului (bugetul)
• criterii de acceptare

Criteriile de acceptare a proiectului reprezinta formulari ale modului in care receptionerii proiectului vor cadea de acord cu managerul proiectului ca documentele proiectului, lucrarile sau serviciile livrate sunt complete si acceptabile.
Definirea scopurilor proiectului se realizeaza prin descrierea continutului lucrarilor (activitatilor) care trebuie efectuate si a produselor sau rezultatelor proiectului cu caracteristici si functiuni specificate; aceste scopuri urmaresc sa cuantifice obiectivele proiectului.

Planificarea proiectului

Pentru o serie de proiecte, planificarea propriu-zisa este precedata de o sub-faza de pregatirea planificarii, care include specificarea performantelor si studiul de fezabilitate.
Specificarea performantelor, in contextul pregatirii planificarii, are un caracter general, precizand ce este de asteptat sa asigure constructia, uzina, produsul sau procesul care vor fi proiectate. Aceasta specificare acopera atat intregul proiect, cat si fiecare faza critica pentru realizarea obiectivelor generale.
Studiul de fezabilitate pune in evidenta existenta sau absenta solutiilor in studiul asupra oportunitatii derularii unui proiect. El se bazeaza pe studiul de piata pentru produsul sau serviciul care ar urma sa fie furnizat si cuprinde studii tehnico-economice succinte ale tehnicilor specifice, studiul de impact, studiul de rentabilitate. In cadrul analizei fezabilitatii se defineste obiectivul proiectului si sunt previzionate resursele necesare. Studiul de fezabilitate trebuie sa precizeze in principal:

• cat va dura proiectul?
• este realizabil (fezabil) proiectul?
• cat va costa proiectul?

Pe baza studiului de fezabilitate se ia decizia de a continua sau nu cu fazele urmatoare ale proiectului.

Planificarea include:

• definirea si descrierea obiectivelor de realizat
• descrierea activitatilor generale sau particulare, necesare pentru a produce diferite rezultate livrabile ale proiectului, respectiv stabilirea responsabilitatilor persoanelor
• planificarea resurselor necesare, atat umane, cat si materiale
• compararea mijloacelor disponibile cu mijloacele necesare
• stabilirea termenelor previzionale care vor trebui respectate: identificarea dependentelor dintre activitati (a succesiunii lor), estimarea duratelor activitatilor si planificarea calendaristica, stabilirea datei de finalizare a proiectului, identificarea standardelor de calitate impuse
• estimarea costurilor resurselor necesare pe fiecare tip de activitate
• stabilirea planului de management al proiectului, ca un ansamblu al tuturor proceselor planificate, cu identificarea riscurilor si a modurilor de management al acestora. Planul de management al proiectului integreaza toate planurile individuale cum sunt: planul calitatii, planul de management privind partile interesate, planul de comunicare in proiect, planul de achizitii, planul de contractare, planul rezultatelor. Planul de management include atat modul in care va fi managerizat proiectul, cat si modul in care va fi realizat produsul sau serviciul, de exemplu caracteristicile tehnice, procesele si fazele tehnice, precum si specificatiile produsului.

Documentatia proiectului

Documentele proiectului includ toate datele, informatiile, cunostintele necesare pentru a sprijini activitatile proiectului, pe parcursul intregului ciclu de viata. Un set minim de astfel de documente include:

• rezumatul proiectului cuprinde informatii necesare pentru a sprijini demararea (start-up) proiectului
• studiul economic al afacerii (business case-l.engl.) este un document esential care justifica montajul proiectului
• documentul de initiere a proiectului contine toate informatiile care descriu "ce, de ce, cand, cine, cum (what, why, when, who, how)"
• planul proiectului sau planul de executie a proiectului care trebuie revazut si up-datat in timpul ciclului de viata al proiectului
• raportul final al proiectului, analiza post-proiect sau analiza post-implementare - documente care dovedesc daca au fost realizate beneficii si care ofera recomandari pentru imbunatatiri viitoare